La gestion indépendante des plaintes est le principe fondamental du sport sécuritaire chez Canada Équestre (CE). Brian Ward, de W&W Dispute Resolution Services Inc., agit à titre de gestionnaire des plaintes afin de fournir à la communauté équestre un service de traitement des plaintes spécialisé, impartial et effectué par un tiers. Il aura le plaisir de répondre à vos questions sur la procédure et les politiques de cette responsabilité dans une nouvelle série d’En direct de CE intitulée « La procédure de traitement des plaintes de Canada Équestre ».
Ce mois-ci, Brian répond à la question suivante :
Quelles sont les mesures et les limites de confidentialité de la procédure de traitement des plaintes de CE ?
La confidentialité est un facteur important de la procédure de traitement des plaintes, et ce, pour toutes les parties concernées. Les mesures de CE à ce sujet fournissent une structure au niveau de la confidentialité.
Les renseignements d’une plainte sont seulement fournis, sur une base confidentielle, aux personnes ayant besoin de cette information pour traiter la plainte de façon adéquate.
La personne concernée doit d’abord communiquer la nature de sa plainte avec moi, le gestionnaire indépendant des plaintes, grâce à la procédure de dépôt d’une plainte. La situation fait l’objet d’une discussion et la personne consent à donner suite à la plainte. Par la suite, les parties nommées reçoivent une copie de la plainte et des allégations, laquelle contient habituellement l’identité de la plaignante ou du plaignant. Si la situation requiert une enquête, les renseignements à cet effet sont transmis à une enquêteuse ou un enquêteur indépendant.
L’information est également fournie au jury d’audition, qui compte une ou des personnes indépendantes que je nomme moi-même et qui ne font pas partie de CE, afin de leur permettre de prendre une décision sur la plainte et d’imposer, le cas échéant, des mesures disciplinaires ou des sanctions. Toutes les parties ayant reçu ces renseignements sont tenues d’en assurer la confidentialité, comme stipulé dans la Politique en matière de mesures disciplinaires de plaintes et d’appels, et reçoivent un rappel à cet effet. Une telle information confidentielle peut être partagée avec des personnes autres que des membres de la procédure de traitement des plaintes seulement dans des situations très limitées et prévues par la loi, telles que des cas d’enfants pouvant être victimes de mauvais traitements.
L’identité et le nom de la plaignante ou du plaignant ne sont jamais partagés avec le personnel ou les représentantes et représentants de CE sans le consentement préalable de la plaignante ou du plaignant. Le nom de la personne faisant l’objet d’une plainte n’est habituellement pas communiqué à CE durant la procédure de traitement des plaintes. Toutefois, il peut être nécessaire de demander de l’information sur une personne à CE au cours de la procédure de traitement des plaintes (par exemple, pour savoir si la personne est une participante ou un participant inscrit auprès de CE). Dans ce cas, une ou un membre du personnel de CE est désigné pour fournir ce renseignement et ne reçoit aucun détail lié à la demande.
Une fois la procédure de traitement des plaintes terminée, toutes les conclusions ayant donné lieu à des mesures disciplinaires ou des sanctions sont publiées sur le site Web de CE, à moins que le jury d’audition n’en décide autrement. Cette publication n’inclut pas les renseignements précis de la plainte ou le nom de la plaignante ou du plaignant, sauf si cette dernière ou ce dernier a fourni un consentement à cet égard.
La nature de la plainte est aussi transmise à CE et à Sport Canada dans le cadre d’un système de rapports national. Conformément aux exigences, la plainte est identifiée comme étant une forme de mauvais traitement, de harcèlement ou de discrimination, mais aucun autre renseignement d’identification n’est fourni.
En bref, l’identité de la plaignante ou du plaignant n’est jamais partagée avec une personne autre que celles impliquées dans la procédure de traitement des plaintes (par exemple, le jury d’audition, moi-même, la personne qui fait l’objet de la plainte et un enquêteur/membre des forces de l’ordre, si nécessaire) sans le consentement préalable de la personne visée.
Mon prochain article va traiter de projets qui visent à fournir des renseignements sur mon rôle en tant que gestionnaire des plaintes et à faire la promotion de ce dernier. Comme toujours, n’hésitez pas à m’écrire si vous avez des questions ou des suggestions de sujets à aborder à l’adresse courriel safesport_wwdrs@primus.ca.
Cordialement,
Brian Ward
Gestionnaire des plaintes de CE
W&W Dispute Resolution Services Inc.